組合の理事会を書面議決で開催する方法【みなし理事会の開催について】

　新型コロナウイルスの感染拡大により、不要不急の移動が制限された結果、会議などもＷｅｂを活用したものの利用が増え、人との接触を減らす取り組みが行われております。

　さて、協同組合を運営していると、必ず理事会と総会は開催しなければいけません。しかしながらこのご時世、不要不急の集まりではないにしても、一つの会場で複数人が会合を行うというのは、世間的にも、健康的にも不安があります。

　そのため、今回は理事会の書面議決について、その方法を解説します。

　理事会の書面議決といっても、2種類あります。

どちらも理事会として認められますが、その開催や議決の方法で違いがありますので区別して活用しましょう。

ただし、商店街振興組合法には「みなし理事会」の概念が記載してありませんので注意して下さい。

理事会の決議について

　組合の理事会の決議について、中小企業等協同組合法（以下、中協法）では以下のとおり決められています。

（理事会の決議）

第三十六条の六　 理事会の決議は、議決に加わることができる理事の過半数（これを上回る割合を定款又は規約　　で定めた場合にあつては、その割合以上）が出席し、その過半数（これを上回る割合を定款又は規約で定めた場合にあつては、その割合以上）をもつて行う。

２　前項の決議について特別の利害関係を有する理事は、議決に加わることができない。

３　組合は、定款の定めるところにより、理事が書面又は電磁的方法により理事会の議決に加わることができるものとすることができる。

４　組合は、理事が理事会の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき理事（当該事項について議決に加わることができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたとき（監査権限限定組合以外の組合にあつては、監事が当該提案について異議を述べたときを除く。）は、当該提案を可決する旨の理事会の決議があつたものとみなす旨を定款で定めることができる。

５　理事が理事の全員に対して理事会に報告すべき事項を通知したときは、当該事項を理事会へ報告することを要しない。

６　会社法第三百六十六条（招集権者）、第三百六十七条（株主による招集の請求）及び第三百六十八条（招集手続）の規定は、理事会の招集について準用する。この場合において、必要な技術的読替えは、政令で定める。

中小企業等協同組合法

　難しい書き方になっているとは思いますが、要約すると次のとおりです。

１．理事会は理事の過半数が出席して、その過半数で決議する。

２．決議する内容で特定の理事自身の会社が儲かるような契約等の場合は、該当する理事はその議決に参加できない。

３．定款に定めていれば、理事は書面やメールでも議決に参加できる。

４．みなし理事会は理事が提案した議案について全員が書面かメールでその提案した議案に同意する意思表示があれば、可決があったものとみなします。

５．理事会に報告すべきことを理事が全理事に通知していれば、報告があったこととします。

６．招集権者等は会社法を準用する。

　なお、定款の参考ひな型では一般的に下記のように記載していると思いますが、歴史のある組合で、この数十年定款変更をしたことがないとなると、もともと記載されていない可能性も有りますので注意してください。

　上記のように定款において、条文の第３項と第４項が定款に記載されていれば書面決議やみなし理事会が実施できます。

一般的な理事会の書面決議とみなし理事会の違い

　一般的な理事会の書面議決

　理事会の書面議決とは、通常の理事会において、開催日にその会場へ行くことができない理事が、書面をもって議案の賛否についての意思を届け出るものです。

　つまり、一般的な理事会の書面議決は

　「当日の理事出席者が何人かいることが前提で成立するもの」ということです。

　そもそも、理事会は通常、理事長が招集権者であるため、最低でも理事長は出席できる設定で開催日は設定されます。ですので、理事会開催日に理事が誰も来なかったというは、非常にレアケースになると思いますが、通常の理事会開催の案内をして、その会場に理事が誰もいないような状況であれば、理事会は不成立となり日時を改めて開催する必要があります。

　みなし理事会

　みなし理事会は、案内時点で理事を集めずに、書面だけで決議事項の同意を得ることで理事会があった事とする旨の連絡をして実施するものです。

　一般的な理事会と違い、理事が集まる必要は無いのですが、全理事からの同意を得ないと理事会は成立しないという特徴があります。

そうすると、

　一般的な理事会として開催の手続きをふみ、結果として全理事が書面議決書で全議案賛成で回答があった場合、それがみなし理事会として認められるかという疑問がでてきます。

　これについては正直、微妙なところで、見解も割れると思いますが、おそらくですが、理事会の成立は難しいかと思います。

　全理事が全議案賛成ということであれば、みなし理事会と同じ結果となるのですが、一般的な理事会とみなし理事会とでは、定款においても決議の方法が区別され、議事録の様式も違いますので、結果は同じでも辿る行程が違えば認められない可能性があります。

　ですので、一般的な理事会として開催するのか、みなし理事会とするのか、案内時点で明確にしてから実施しましょう。

理事会の招集（案内）方法の違い

「一般的な理事会」と「みなし理事会」では、先に説明したとおり、人を集めて実施するのか、最初から集めないで実施するのかで違いがありますので、案内時点で少しその様式が少しちがいます。

一般的な理事会の案内と書面議決書

　〇月〇日に第〇回理事会を開催しますので、理事の方はご参集お願いします。都合が合わない場合は書面議決書を提出してください。というスタイルになるので、案内は次のとおりです。ご参考ください。

＼ ダウンロードできます。／

＼ ダウンロードできます。／

みなし理事会

　理事会として理事を参集することなく、書面とその内容に対する全理事からの同意をもって、理事会の決議があったことといたします。というスタイルの案内です。実務上は「提案書」を送って、全員から「同意書」をもらうという手続きです。内容は次のとおりです。ご参考ください。

＼ ダウンロードできます。 ／

＼ ダウンロードできます／

　なお、組合の監事が業務監査権も有している場合は同じく同意書の提出が必要となります。業務監査権も有する監事は１０００人を超える組合員を有してる組合なので、日本においてもそれほど多くは無いと思いますが、一応組合の定款を確認しておきましょう。

　定款が下記と同じ内容であれば、監事の権限が会計に限定されておりますので、みなし理事会後の監事の同意書等の作成や提出は不要です。

定款

（監事の職務）

第〇条　監事は、いつでも、会計の帳簿及び書類の閲覧若しくは謄写をし、又は理事及び参事、会計主任その他の職員に対して会計に関する報告を求めることができる。

２　監事は、その職務を行うため特に必要があるときは、本組合の業務及び財産の状況を調査することができる。

組合定款

理事会議事録の様式の違い

「一般的な理事会」と「みなし理事会」は、案内からして違ったように、決議の求め方も違います。「一般的な理事会」は人が話しながら意見を自由に主張して決議するため、出席理事の過半数で決するとしておりますが、「みなし理事会」は全員の同意書が必要としているので、1人でも反対したり、同意しなければ、議案はお流れとなります。

　そのため、その議事録も書き方が変わってきます。各議事録のひな型は次のとおりです。

＼ ダウンロードできます ／

＼ ダウンロードできます。／

まとめ

　新型コロナウイルス感染拡大によって、多くの組合で「みなし理事会」の手法が流行っているようです。予定調和で粛々と組合運営が実施されている組合にとっては「みなし理事会」は非常に有効なのですが、活発な意見が飛び交い、時には挙手などにより明確な決を取るような組合の場合は事が前に進まなく可能性もあります。

　現在は定款変更をすることで、バーチャルによる理事会や総会も参加を認められる様に法律が整備されております。臨機応変に対応していきましょう。